Für die Analyse der Key Performance Indicators sollten Zielgruppen und Ziele der zu untersuchenden Leistung oder des Bereichs bekannt sein bzw. zuvor bestimmt werden, damit eine detaillierte Untersuchung der Kennzahlen durchgeführt werden kann.

Sind Ziele, Zielgruppen und Kennzahlen bekannt, geht es an die Datenerhebung der KPIs. Nicht immer ist es notwendig kostenintensive Tools zu verwenden. Oftmals reichen einfache Strichlisten, Excel-Tabellen oder Google-Sheets bereits aus, um die Daten festzuhalten. Damit die Kennzahlen langfristig vergleichbar sind, sollte der Erhebungszeitraum der KPIs bestimmt und die Untersuchung regelmäßig durchgeführt werden.

Für die Auswertung der KPIs müssen die erhobenen Daten mit den jeweiligen Zielen in Bezug zueinander gesetztwerden. Erst in der Auswertung der Key Performance Indicators zeigt sich der tatsächliche Erfolg bestimmter Maßnahmen oder Bereiche im Unternehmensprozess. Wichtig ist es, die Auswertung von KPI schriftlich festzuhalten, um einerseits eine Übersicht zu erhalten und andererseits eventuelle Optimierungen direkt angehen zu können.

Um die Schlüsselkennzahlen zu bestimmen, ist es hilfreich, sich an den Kommunikationsebenen der Zielgruppe zu orientieren. Das CBM- Model (Consumer Behavioral Model) richtet sich hierbei nach der Reichweite, z.B. Besucherzahlen einer Website, der darauffolgenden Interaktion, was unter anderem die Verweildauer auf der Website sein kann, und der Transaktion, also der Aktion der Zielgruppe selber, durch einen Kauf oder das Ausfüllen eines Kontaktformulars. Um nun die Key Performance Indicators festzulegen, sollte zuvor die Methode der Datenerhebung bedacht werden, da manche KPI bereits in ihrer Erhebung sehr aufwendig sein können und dies das Kosten-Nutzen-Verhältnis sprengen könnte.