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KPIs einfach erklärt

Für Management und Controlling ist es wichtig, überprüfen zu können, inwiefern Prozesse und Marketing des Unternehmens funktionieren und erfolgreich sind. Damit diese Untersuchung möglichst effektiv durchgeführt werden kann, gibt es sogenannte KPIs. Sie ermöglichen eine zielgerichtete Überprüfung des Erfolgs bestimmter Aktivitäten oder Teilbereiche eines Unternehmens. Erhalte jetzt weitere Informationen zur Funktion und Anwendung von KPI!

Was bedeutet KPI?

KPI kommt aus dem Englischen und steht für Key Performance Indicators, was so viel bedeutet wie Schlüssel- oder Leistungskennzahlen. Key Performance Indikatoren helfen dem Management eines Unternehmens dabei, den Erfolg bestimmter Maßnahmen zu untersuchen. Es handelt sich also um ein Controllinginstrument. Welche KPIs eingesetzt werden, hängt immer vom jeweiligen Unternehmen, der zu überprüfenden Leistung oder des Bereichs und des zu erreichenden Ziels ab. Danach richtet sich auch die Erhebung und Auswertung der bestimmten Kennzahlen.

Wofür werden Key Performance Indikatoren verwendet?

Key Performance Indicators sind vorrangig für die Messung verantwortlich, inwiefern verschiedene Tätigkeiten, Projekte oder Bereiche eines Unternehmens erfolgreich sind. KPIs können also die Fokussierung und Priorisierung der unternehmerischen Leistung unterstützen. Die Kennzahlen geben zusätzlich Aufschluss über mögliche Optimierungen bestimmter Maßnahmen und helfen dabei, die Ausrichtung der Marketingstrategien zu verbessern. Ziel ist es, durch KPI Unternehmensprozesse strukturiert und zielgerichtet zu kontrollieren, bewerten und gegebenenfalls optimieren.

Wie funktionieren KPIs?

Welche Key Performance Indikatoren verwendet werden ist immer abhängig von Unternehmen, Untersuchungsgegenstand und dem jeweiligen Ziel. Es gibt jedoch eine bestimmte Vorgehensweise, die sich für KPI als nützlich erweist:

Zielgruppen und Ziele

Für die Analyse der Key Performance Indicators sollten Zielgruppen und Ziele der zu untersuchenden Leistung oder des Bereichs bekannt sein bzw. zuvor bestimmt werden, damit eine detaillierte Untersuchung der Kennzahlen durchgeführt werden kann.

Datenerhebung

Sind Ziele, Zielgruppen und Kennzahlen bekannt, geht es an die Datenerhebung der KPIs. Nicht immer ist es notwendig kostenintensive Tools zu verwenden. Oftmals reichen einfache Strichlisten, Excel-Tabellen oder Google-Sheets bereits aus, um die Daten festzuhalten. Damit die Kennzahlen langfristig vergleichbar sind, sollte der Erhebungszeitraum der KPIs bestimmt und die Untersuchung regelmäßig durchgeführt werden.

Auswertung der KPIs

Für die Auswertung der KPIs müssen die erhobenen Daten mit den jeweiligen Zielen in Bezug zueinander gesetztwerden. Erst in der Auswertung der Key Performance Indicators zeigt sich der tatsächliche Erfolg bestimmter Maßnahmen oder Bereiche im Unternehmensprozess. Wichtig ist es, die Auswertung von KPI schriftlich festzuhalten, um einerseits eine Übersicht zu erhalten und andererseits eventuelle Optimierungen direkt angehen zu können.

KPIs bestimmen

Um die Schlüsselkennzahlen zu bestimmen, ist es hilfreich, sich an den Kommunikationsebenen der Zielgruppe zu orientieren. Das CBM- Model (Consumer Behavioral Model) richtet sich hierbei nach der Reichweite, z.B. Besucherzahlen einer Website, der darauffolgenden Interaktion, was unter anderem die Verweildauer auf der Website sein kann, und der Transaktion, also der Aktion der Zielgruppe selber, durch einen Kauf oder das Ausfüllen eines Kontaktformulars. Um nun die Key Performance Indicators festzulegen, sollte zuvor die Methode der Datenerhebung bedacht werden, da manche KPI bereits in ihrer Erhebung sehr aufwendig sein können und dies das Kosten-Nutzen-Verhältnis sprengen könnte.

Fazit – die Bedeutung von KPIs

KPIs bieten eine gute Möglichkeit für Management und Controlling eines Unternehmens, den Erfolg bestimmter Maßnahmen, verschiedener Bereiche, Projekte oder Prozesse zu bemessen. So lässt sich die Wirkung unternehmerischer Tätigkeiten durch Key Performance Indicators nicht nur kontrollieren und bewerten, sondern auch optimieren bzw. anpassen. Gleichzeitig können auch Kosten eingespart werden, indem Aktivitäten mit geringem Erfolg beendet werden. Neben allgemeinen Unternehmensprozessen erweisen sich KPIs vor allem im Marketingbereich als effektiv.